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Information der betroffenen Personen zu personenbezogenen Daten

Standardschreiben mit Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten

SO VERARBEITET ARBEJDSMARKEDETS FERIEFONDS PERSONENBEZOGENE DATEN

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1. Hintergrund für diese Informationen

Arbejdsmarkedets Feriefond verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Erledigung von Aufgaben, die uns als Behörde aus dem Urlaubsgesetz erwachsen. Die Tatsache, dass wir Ihre personenbezogenen Daten elektronisch registriert haben und verarbeiten bedeutet, dass wir gemäß der Datenschutz-Grundverordnung und dem Datenschutzgesetz als Datenverantwortliche Sie u. a. darüber informieren müssen, dass und wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

2.  Unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

2.1.  Zweck unserer Verarbeitung

Arbejdsmarkedets Feriefond verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Erledigung von Aufgaben, die uns als Behörde aus dem Urlaubsgesetz erwachsen. Arbejdsmarkedets Feriefond ist eine öffentliche rechtsfähige Einrichtung, die behördliche Aufgaben gemäß Urlaubsgesetz übernimmt. Das Urlaubsgesetz soll u. a. Ihr Recht als Arbeitnehmer auf Jahresurlaub und Urlaubsgeld sichern. Das Urlaubsgesetz finden Sie hier: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2019/1025.

Insbesondere folgende, von Arbejdsmarkedets Feriefond erledigte Arbeiten erfordern eine Verarbeitung personenbezogener Daten:

·    Einforderung des Urlaubsgeldes, das Arbeitgeber dem Arbeitnehmer, sonstigen Urlaubsfonds oder dem Ferie Konto noch nicht ausgezahlt haben. Im Rahmen dieser Arbeiten sind die Arbeitgeber bzw. Ferie Konto gehalten, Arbejdsmarkedets Feriefonds Angaben zu den Urlaubstagen und Beträgen zu machen, die noch nicht abgerechnet wurden und diese mit relevanten personenbezogenen Daten zu verknüpfen, sofern sie Arbeitnehmer betreffen, die noch ausstehendes Urlaubsgeld haben. Wenn ein Arbeitgeber Urlaubsgeld auf Ferie Konto einbezahlt hat und der Betrag dem Arbeitnehmer nicht ausbezahlt worden ist, wird ein Teil des nicht in Anspruch genommenen Urlaubsgeldes an Arbejdsmarkedets Feriefond überwiesen.

·    Abrechnung des Urlaubsgeldes mit den Arbeitnehmern innerhalb der 5-jährigen Verjährungsfrist nach Ablauf des Urlaubsjahres, auf das diese Anspruch haben, auch wenn das Urlaubsgeld nicht mehr aktuell ist. Wenn ein Arbeitnehmer die Auszahlung des Urlaubsgeldes beantragt, beinhaltet das sowohl Angaben zu Urlaubstagen, als auch zu personenbezogenen Daten, damit Arbejdsmarkedets Feriefond sicherstellen kann, dass der richtigen Person der richtige Betrag ausbezahlt wird.

·    Einforderung von Urlaubsgeld von Arbeitnehmern, die Urlaubsgeld erhalten haben, auf das sie keinen Anspruch hatten, da sie gleichzeitig Mittel aus einer anderen Versorgungsgrundlage bezogen haben.

·    Aufsicht als Fonds-Behörde über die privaten Urlaubsfonds (per 1. September 2020). Im Rahmen dieser Arbeiten werden Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Vorstandsmitglieder und ggf. weiterer Kontaktpersonen registriert.

·    Bearbeitung von Anträgen von Organisationen der Zivilgesellschaft für Zuschüsse zu Ferienaufenthalten. Arbejdsmarkedets Feriefond gewährt Mittel für Ferien in Form von Ferienaufenthalten für wirtschaftlich schwierig gestellte Familien und Kinder, die von den

·    Organisationen der Zivilgesellschaft beantragt werden können. Zu dem Antrag gehören Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Betriebsverantwortlichen und eventuell anderer Personen in den Organisationen der Zivilgesellschaft, der Name des Vorstandsvorsitzenden wird bei Abschluss eines Partnerschaftsvertrags angegeben.

·    Verwaltung von Darlehnsverträgen mit Natur- und Kulturinstitutionen in Verbindung mit der Abwicklung von Restdarlehn. Arbejdsmarkedets Feriefond hat Namen, Adressen, Telefonnummern des Betriebsverantwortlichen und eventueller anderer Kontaktpersonen, ggf. auch die Namen des Vorstandsvorsitzenden und weiterer Vorstandsmitglieder registriert.

Ferner verarbeitet Arbejdsmarkedets Feriefond in gewissem Grad Daten zu statistischen Zwecken, u.a. um Ressourcen usw. durch Erarbeitung von Managementinformationen usw. bereitstellen und abschätzen zu können.

2.2. Welche Daten sind betroffen?

Arbejdsmarkedets Feriefond verarbeitet personenbezogene Daten, auch personenbezogene Daten zu Ihrer Person nur in dem Umfang, in dem es sachlich, verhältnismäßig und erforderlich ist, diese Daten in Verbindung mit der Wahrnehmung der Aufgaben des Ferienfonds gemäß Urlaubsgesetz zu verarbeiten.

Bei Arbeitnehmern geht es um Daten wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, identifizierende Angaben (Personennummer) und Kontodaten, Arbeitgeber und Arbeitsort, Arbeitnehmerkategorie (Stundenlohn, nicht mehr beschäftigter Angestellter oder weiterhin beschäftigter Arbeitnehmer mit Monatsgehalt), Angaben zu Urlaubstagen und dem Wirtschaftswert der Urlaubstage, Schulden (sofern der Fonds betroffen ist), wie auch ggf. sensible Daten, die dem Fonds offengelegt worden sind.

Für Arbeitgeber, Antragsteller auf Bewilligung, private Urlaubsfonds und externe Kooperationspartner verarbeitet Arbejdsmarkedets Feriefond personenbezogene Daten in Form von Kontaktdaten, normalerweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Arbeitgeber und Arbeitsort, ggf. auch Stellenbezeichnung. Für IT-Kooperationspartner auch die Benutzerangaben.

2.3. Woher stammen die Daten?

Arbejdsmarkedets Feriefond erhält personenbezogene Daten zu Arbeitnehmern von Arbeitgebern, Ferie Konto, der dänischen Agentur für Arbeit und Beschäftigung, dem dänischen Inkassobüro und ggf. weiteren öffentlichen Behörden in Dänemark. Auch der einzelne Arbeitnehmer oder die Kontaktperson beim Arbeitgeber, der zivilgesellschaftlichen Organisation oder private Ferienfonds können personenbezogene Daten angeben. Außerdem kann es sich um Daten handeln, die von dem Wirtschaftsprüfer, Anwalt oder anderen Kooperationspartnern von Arbejdsmarkedets Feriefonds weitergeleitet wurden.

In erster Linie handelt es sich um normale personenbezogene Daten, wie Namen, Adresse und andere identifizierende Daten, Angaben zu Arbeitgeber und Arbeitsort, Arbeitnehmerkategorie (Stundenlohnempfänger, nicht mehr beschäftigter Angestellter oder weiterhin beschäftigter Arbeitnehmer mit Monatsgehalt), Konto- und Gehaltsangaben, Angaben zu Urlaubsgeld und Personennummer.

Weiterhin verarbeitet Arbejdsmarkedets Feriefond Anträge zivilgesellschaftlicher Organisationen für Zuschüsse zu Ferienaufenthalten und der Fonds erhält und verarbeitet in diesem Zusammenhang unter Umständen Daten wie Name und Kontaktdaten der Kontaktperson usw. in der betroffenen zivilgesellschaftlichen Organisation, die den Zuschuss beantragt.

Wenn ein Arbeitnehmer Urlaubsgeld erhalten hat, auf das er keinen Anspruch hatte, registriert Arbejdsmarkedets Feriefond außerdem die Schulden des Arbeitnehmers und Informationen zu ggf. eingeleiteten Vollstreckungsklagen und eventuellen Pfändungen von Vermögenswerten des Arbeitnehmers seitens des Fonds.

In gewissen seltenen Fällen können auch sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden wie Angaben zu Gewerkschaftszugehörigkeit und zu gesundheitlichen Verhältnissen. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie Vertreter Ihrer Gewerkschaft sind oder waren, was in diesem Fall aus den Unterlagen hervorgeht, die Arbejdsmarkedets Feriefond zugestellt werden.

Unsere Bearbeitung dieser Angaben erfolgt im Rahmen der Wahrnehmung der Aufgaben von Arbejdsmarkedets Feriefond als öffentliche Behörde, damit Arbejdsmarkedets Feriefond u. a. Ihr Recht auf Urlaubsgeld entsprechend der relevanten Gesetzgebung sichern und Urlaubsgeld eintreiben kann, das zu Unrecht ausbezahlt wurde. Wie bereits erwähnt, verarbeitet Arbejdsmarkedets Feriefond außerdem personenbezogene Daten in Verbindung mit der Bearbeitung von Anträgen auf Zuschuss zu Ferienaufenthalten.

Die von uns bearbeiteten Daten werden ggf. im Sachbearbeitungssystem (Work Zone) und im Wirtschaftssystem (Navison) des Fonds gespeichert. Managementtools, Liste der Kontaktpersonen usw. werden in unserem Geschäftssystem Office365 gespeichert.

3.  Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitung

Die Grundlage für unsere Verarbeitung allgemeiner personenbezogener Daten ist durch die Datenschutz-Grundverordnung gegeben, die in Artikel 6, Abs. 1, Buchstabe c, festlegt, dass die Verarbeitung erfolgen kann, wenn dies erforderlich ist, damit der Datenverantwortliche einer ihm obliegenden rechtlichen Verpflichtung nachkommen kann, sowie aufgrund von Artikel 6, Abs. 1, Buchstabe e zur erforderlichen Verarbeitung im Hinblick auf die Ausübung öffentlicher Befugnisse, wie auch § 12, Abs. 1 und 2 über die erforderliche Verarbeitung, um die arbeitsrechtlichen Verpflichtungen und Rechte des Datenverantwortlichen oder der betroffenen Person zu schützen oder wenn ein legitimes Interesse usw. besteht, das sich aus anderer Gesetzgebung oder Tarifvereinbarungen ergibt. Unsere Verarbeitung von Daten zu Personennummern erfolgt gemäß Datenschutzgesetz § 11, Abs. 1.

In dem Grad, in dem Arbejdsmarkedets Feriefond sensible personenbezogene Daten verarbeitet, erfolgt das gemäß der Datenschutz-Grundverordnung Artikel 9, Abs. 2, Buchstabe f und Artikel 10 sowie dem Datenschutzgesetz § 7, Abs. 1, § 8 und § 12, Abs. 1 und 2.

4.  Legitimes Interesse

Wie obenstehend erwähnt, basiert unsere Verarbeitung personenbezogener Daten in gewissen Fällen auf der Bestimmung aus § 12, Abs. 2 des Datenschutzgesetzes. Gemäß dieser Bestimmung muss eine Verarbeitung personenbezogener Daten in Verbindung mit Arbeitsverhältnissen erfolgen, die unter Artikel 6, Abs. 1 und Artikel 9, Abs. 1 fallen, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, damit der Datenverantwortliche oder ein Dritter ein legitimes Interesse verfolgen kann, das sich aus sonstiger Gesetzgebung oder Tarifvereinbarungen ergibt, sofern die Interessen der betroffenen Person oder grundlegende Rechte und Freiheitsrechte keinen Vorrang haben. In diesen Fällen werden wir konkret auf der einen Seite die Berücksichtigung u. a. der Interessen der betroffenen Person, dass die Daten des Betroffenen nicht verarbeitet werden und auf der anderen Seite die Berücksichtigung sachlicher Interessen abwägen, die dafür sprechen, dass Arbejdsmarkedets Feriefond die Daten im Hinblick auf die Ausübung seiner behördlichen Aufgaben, unter anderem in Verbindung mit der Verwaltung gemäß Urlaubsgesetz usw. wahrnehmen kann.

5.  Weitergabe von Daten

Im Rahmen unserer Sachbearbeitung kann es erforderlich sein, Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen behördlicher Verarbeitung weiterzuleiten. Eine derartige Weiterleitung erfolgt immer innerhalb der Datenschutz-Grundverordnung und des Datenschutzgesetzes, wie auch der übrigen Regeln, die für uns als öffentliche Behörde gelten.

Die öffentlichen Behörden, denen Arbejdsmarkedets Feriefond bei Bedarf Daten weiterleitet sind das dänische Amt für Arbeit und Beschäftigung, Ferie Konto/ATP, das Ministerium für Beschäftigung, der Garantiefonds der Arbeitnehmer, das dänische Inkassobüro, das Vollstreckungsgericht und weitere öffentliche Behörden in Dänemark. Arbejdsmarkedets Feriefond unterliegt auch dem Archivierungsgesetz und leitet daher personenbezogene Daten an die staatlichen Archive weiter, wenn diese Bestandteil von Dokumenten sind, für die eine Vorlagepflicht besteht.

Abgesehen davon, dass Arbejdsmarkedets Feriefond in gewissen Fällen Daten wie vorstehend erwähnt weiterleitet, können Ferie Konto/ATP und das Amt für Arbeit und Beschäftigung in gewissen Fällen auch Daten von Arbejdsmarkedets Feriefond abrufen, um diese in der Verwaltung dieser Behörden gemäß Urlaubsgesetz und im Hinblick auf einen Speicherungsabgleich zu Kontrollzwecken zu verwenden.

Darüber hinaus leitet Arbejdsmarkedets Feriefond bei Bedarf Ihre personenbezogenen Angaben an die Bankverbindungen des Fonds, die Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte des Fonds, IT-Berater und ggf. andere relevante Dritte weiter oder überlässt diesen die Daten.

6.  Vorhaltung personenbezogener Daten

Gemäß den datenschutzrechtlichen Regeln sind wir als öffentliche Behörde gehalten, personenbezogene Daten zu speichern und zu verarbeiten, wenn dies im Rahmen unserer Arbeit als Behörde erforderlich ist. Prinzipiell sind wir auch gehalten, Angaben zum Sachverhalt zu speichern, um im Nachhinein den Verlauf eines Vorgangs dokumentieren zu können.

Aus den öffentlichen Regeln, dazu gehören auch die Aufzeichnungs- und Archivierungspflicht und das Archivierungsgesetz, ergibt sich, dass öffentliche Behörden personenbezogene Daten nur in geringerem Umfang löschen können. Natürlich werden Ihre personenbezogenen Daten in unseren Sachbearbeitungsunterlagen nur so lange vorgehalten, wie dies erforderlich ist, damit wir unsere Aufgaben erfüllen können.

Arbejdsmarkedets Feriefond hat eine Politik zum Löschen erarbeitet, aus der hervorgeht, wie lange wir normalerweise die unterschiedlichen Kategorien von Vorgängen/personenbezogenen Daten in unseren Verarbeitungssystemen speichern und wann die Daten ggf. prinzipiell entweder gelöscht oder gemäß den Archivierungsregeln und sonstigen maßgeblichen Regeln archiviert werden. Mit der Löschpolitik soll einerseits erreicht werden, dass wir personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie dies zur Wahrung der Aufgabe erforderlich ist und andererseits, dass relevante Angaben erst gelöscht werden, wenn der Arbeitnehmer und Arbeitgeber und andere betroffene Personen nicht mehr berechtigt sind, einen Rechtsanspruch geltend zu machen. Auf dieser Grundlage hat Arbejdsmarkedets Feriefond beschlossen, dass die Daten eines Vorgangs in unseren Systemen 10 Jahre nach Abschluss des Vorgangs gelöscht werden sollen. Sofern die Archivierungsregeln dies fordern, werden die Angaben, wie erwähnt, den staatlichen Archiven übergeben.

7.  Ihre Rechte

Gemäß Datenschutz-Grundverordnung und Datenschutzgesetz verfügen Sie prinzipiell über einige Rechte in Verbindung mit unserer Verarbeitung der Sie betreffenden Daten. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wenn Sie Ihre Rechte geltend machen wollen.

1. Recht auf Dateneinsicht (Recht auf Einsichtnahme)

Sie haben ein Recht auf Einsichtnahme in die Daten, die wir über Sie verarbeiten und auf eine Reihe weiterer Informationen.

2. Recht auf Berichtigung (Richtigstellung)

Sie haben ein Recht auf Berichtigung falscher, Sie betreffender Daten. Sie haben auch das Recht, Ihre Daten um weitere Angaben zu ergänzen, wenn Ihre personenbezogenen Daten dadurch vollständiger und/oder aktualisiert werden.

3. Recht auf Löschen

In gewissen Fällen haben Sie ein Recht auf Löschen der Sie betreffenden Daten vor dem Zeitpunkt, zu dem wir sie normalerweise allgemein löschen. Es wird darauf hingewiesen, dass Arbejdsmarkedets Feriefond als öffentliche Behörde einer Reihe öffentlich-rechtlicher Regeln unterliegt, zu denen die Aufzeichnungs- und Archivierungspflicht, wie auch das Archivierungsgesetz gehören. Das bedeutet, dass Arbejdsmarkedets Feriefond personenbezogene Daten nur begrenzt wird löschen können.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

In gewissen Fällen haben Sie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken. Wenn Sie ein Recht auf eingeschränkte Verarbeitung haben, können wir - abgesehen von der Vorhaltung - in Zukunft die Daten nur mit Ihrer Zustimmung verarbeiten oder im Hinblick darauf, dass Rechtsanforderungen festgelegt, geltend gemacht oder verteidigt werden oder zum Schutz einer Person oder wichtiger gesellschaftlicher Interessen.

5. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, unserer ansonsten gesetzmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Das gilt jedoch nur, wenn unsere Verarbeitung auf Artikel 6, Abs. 1, Buchstabe e und f der Datenschutz-Grundverordnung basiert (s. dazu Datenschutzgesetz § 12, Abs. 2).

6. Recht auf Datenübertragung (Datenübertragbarkeit)

In gewissen Fällen haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, allgemein üblichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und Ihre personenbezogenen Daten ungehindert von einem Datenverantwortlichen zu einem anderen zu übertragen.

Die Leitlinien der dänischen Datenschutzbehörde über die Rechte betroffener Personen unter www.datatilsynet.dk enthält weitere Informationen zu Ihren Rechten.

8.  Datenverantwortlicher

Arbejdsmarkedets Feriefond ist der Datenverantwortliche für die Daten, die für die Sachbearbeitung der Behörden usw. gesammelt und registriert werden.

Mit Arbejdsmarkedets Feriefond können Sie digital über Ihre e-Box oder über die Schaltfläche „E-Mail“ auf der Homepage www.aff.dk Kontakt aufnehmen

Wenn Sie über keine NemID verfügen, wenden Sie sich per Post an:

Arbejdsmarkedets Feriefond

Otto Mønsteds Gade 5

1571 København V

9.  Datenschutzbeauftragter

Arbejdsmarkedets Feriefond hat einen Datenschutzbeauftragten benannt (DPO). Unter anderem soll der Datenschutzbeauftragte Arbejdsmarkedets Feriefond bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beraten und darauf achten, dass Arbejdsmarkedets Feriefond die Regeln im Bereich des Datenschutzes einhält.

Der Datenschutzbeauftragte ist auch die Kontaktperson für Bürger und Betriebe, wenn es um unsere Verarbeitung personenbezogener Daten geht. Wenden Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten, wenn Sie beispielsweise Fragen zu unserer Verarbeitung personenbezogener Daten haben oder weitere Angaben zu Ihren Rechten benötigen.

Mit unserem Datenschutzbeauftragten können Sie per Post an unsere Adresse, per E-Mail oder telefonisch Kontakt aufnehmen:

Mail: dpo@aff.dk

Telefon: 33 48 70 00

10.  Klage an die Datenschutzbehörde

Sie haben das Recht, sich bei der Datenschutzbehörde über unsere Bearbeitung Ihrer Daten zu beschweren. Mit der Datenschutzbehörde können Sie hier Kontakt aufnehmen:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby +45 33 19 32 00 dt@datatilsynet.dk

Arbejdsmarkedets Feriefond

- Fondenes Hus - Otto Mønsteds Gade 5 - 1571 København v - Telefon 3348 7000 - E-Mail: Klicken Sie oben auf der Seite „Kontakt“ an. Telefonsprechzeiten: Montag, Mittwoch und Freitag 9.00 - 11.30 Uhr.

Arbejdsmarkedets Feriefond

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Tlf. tid: Mandag, onsdag og fredag kl. 9.00 - 11.30.